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外資系企業で転職するにあたって、退職届をどのように書けばよいのか迷う方もいるでしょう。退職届は、単に退職の意思を表明するだけでなく、将来的にビジネス上のつながりを保つうえで重要な役割を果たします。
この記事では、英語での退職届の書き方や注意点を併せて解説します。テンプレートも紹介しているので、英語で退職届を書く際にはぜひ参考にしてください。
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退職届の役割
退職届は、退職が認められた後に、退職の意思を企業へ表明するための書類です。人事が退職手続きを進める際に欠かせない情報が含まれており、在職していた記録を残すために必要です。
また、円満退職の実現にも退職届は役立ちます。同業種に転職して退職後も仕事上の付き合いが続く場合や、将来同じ企業に再就職する場合など、退職後も企業とつながりを持つかもしれません。
退職届を提出してスムーズに退職手続きを進めることで、円満に退職したという好印象を与えられて、将来的に良好な関係を保つことが可能です。
【テンプレート付き】英語での退職届の書き方
まず、英語での退職届の書き方を解説します。テンプレートを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
退職届に書くべき内容
英語での退職届は、必要な内容を漏れなく記載したうえで、簡潔に退職の意思を伝えることが大切です。そのために書くべき内容を、以下に解説します。
日付
他の英文ビジネスレター同様、上部に日付、受取人の名前、会社名、住所を記載します。
宛名
退職届の提出先となる宛名には、シンプルに「Dear」や「Mr./Ms. （氏名）」を使用します。企業によっては提出先の指定があるため、前もって上司に確認したり社内規程などで調べたりしておきましょう。
退職の意思
この書面が正式な退職届であることを明記します。はっきりと退職の意思を示すことで、企業は退職手続きを始められます。必要であれば役職名も入れましょう。
退職日
退職日と、必要であれば最終出勤日を記載します。退職届の提出期限は社内規程で定められていることが多いため、事前に確認しておくことをおすすめします。
これまでのお礼
企業やこれまで関わった方への感謝の気持ちを表します。業務を通じて得られた経験や成長の機会、日頃のサポートや指導へのお礼を述べることが大切です。
感謝の気持ちを伝えることで、気持ちよく退職できるだけでなく、円満な人間関係を継続しやすくなります。
引継ぎへの協力意思
退職する際は、適切に業務を引き継ぐことが重要です。引継ぎの意思を記載すると、後任への引継ぎをスムーズに進められます。引継ぎに快く協力すると伝えることで、去り際に上司や企業に安心感やよい印象を与えられます。
締めの言葉・署名
退職届の最後は、「Sincerely」や 「Best regards」などの締めの言葉と署名で締めます。
英語での退職届のテンプレート
ここからは、英語での退職届のテンプレートを紹介します。
英語での退職届のテンプレート
ここからは、英語での退職届のテンプレートを紹介します。
| Date (your supervisor’s last name) Dear Mr./Ms.（your supervisor’s last name） Please accept this letter as my formal notification of my resignation from 〇〇company. My last day will be （your last day of working）, four weeks from today. I have decided on a new opportunity to align with my future career goals. I am grateful for all of your support and appreciate a lot of great experience I gained during my tenure. It has been a sincere pleasure working with you and the talented team. I am committed to ensure a smooth transition. Please let me know how I can help transferring during my remaining time at the company. I wish you and the entire team continued success in the future. Sincerely, |
日本語訳
| （日付） （上司の名字） （上司の名字）様 このたび、誠に勝手ながら、〇〇会社を退職いたします。退職日は本日より4週間後の（日付）です。 私の将来のキャリア目標により一致する新しい機会を得る決心をいたしました。 在職中、多くのご支援を賜り、貴重な素晴らしい経験をさせていただいたことを、心より感謝いたします。才能豊かなチームで仕事ができたことは大きな喜びです。 在籍期間中、スムーズに引継ぎができるよう尽力いたします。業務の移行について何かお手伝いできることがあればお申し付けください。 今後の皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。 敬具 |
英語で退職届を書く注意点
英語で退職届を書く場合には、以下のような注意点があります。
前向きなトーンで書く
退職届は、後ろ向きになることなく、ポジティブに書くことが大切です。前向きに企業に別れを告げて、次のステップへ進むことを述べましょう。
シンプルにまとめる
退職理由や次の職場について詳しく書く必要はありません。
退職理由は以下のように大まかに伝えます。
- 将来のために新しい職場を探すことにした
- 転居のため通勤が難しくなった
- 育児を優先することにした
- 大学院へ進学することにした
また、次の就職先が決まっている場合には企業名を伝える必要はなく、業界名に触れるだけに留めることをおすすめします。
丁寧に感謝の言葉を述べる
退職届では、今まで経験を積めたことへのお礼を述べることが大切です。会社で働くなかで貴重な仕事の機会を得られたことや、これまでお世話になったことなど、丁寧に感謝を述べましょう。退職理由にかかわらず、退職によるしこりを残さないために、感謝の言葉は重要です。
企業への不満をぶつけない
退職届で企業への不満をぶつけることは避けましょう。退職後も元の上司や会社の人事部と連絡を取る場合や、ビジネスパートナーとしての関係が続く可能性があるためです。退職届に企業への不満を述べても、双方にメリットはありません。
英語での退職届に関してよくある質問
パソコンと手書きのどちらがよいですか？
A. 転職活動で履歴書を作成する場合は、パソコンで作成する方法が一般的です。企業側でデータ管理や社内共有がしやすく、修正や更新もしやすいためです。特に外資系企業では、オンラインでの応募やメールでの書類提出が多いため、パソコンで作成した履歴書をPDFなどで提出するケースが一般的です。
ただし、企業から手書きの履歴書を指定されている場合は、その指示に従う必要があります。応募先から指定がない場合は、読みやすさや提出のしやすさを考慮し、パソコンで作成することをおすすめします。
手渡しとメールのどちらがよいですか？
A. 転職活動では、メールや応募フォームなどオンラインで履歴書を提出する方法が一般的です。特に外資系企業では、採用担当者や海外の担当者と書類を共有することもあるため、PDFなどのデータで提出する方がスムーズな場合があります。
一方、面接時に履歴書を持参するよう指定された場合や、対面での提出を求められた場合は、指示に従って手渡ししましょう。応募先から提出方法の指定がある場合は、自己判断で変更せず、指定された方法で提出することが大切です。
退職理由は詳しく書く必要がありますか？
A. 履歴書には、退職理由を詳しく記載する必要は基本的にありません。履歴書では在籍期間や職歴などの事実を簡潔に記載し、退職理由については面接などで確認された際に説明するケースが一般的です。
面接で退職理由を伝える際は、前職への不満や批判に終始するのではなく、今後のキャリアで実現したいことや、転職によって目指したい方向性と結び付けて説明することをおすすめします。特に外資系企業では、これまでの経験を応募ポジションでどのように活かし、今後どのような価値を提供できるかを具体的に伝えることが重要です。
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英語での退職届には、退職の意思表示だけでなく、円満な退職を印象づけて将来にわたるビジネスでのつながりを保つ役割もあります。
そのため、退職届を書く際は、これまでの感謝の言葉を述べて、決して企業への不満をぶつけないことが大切です。前向きな言葉でシンプルにまとめましょう。
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執筆者： エンワールド編集部
外資系・日系グローバル企業のハイクラスに精通するエンワールドの編集部員が、転職やキャリア、日々の仕事のお悩みに役立つ情報を執筆します。
