もう英語のビジネスメールも怖くない！使えるフォーマットや言い回しを伝授

外資系転職アドバイス 語学情報・対策

2021.02.17

仕事で常にメールのやり取りをしている人は多いと思います。ですが、これが英文となるとどうでしょうか。

英語のビジネスメールには決まった書き方や言い回しがあり、初めて取り組む人は戸惑ってしまうことも多いでしょう。

この記事では、英語のビジネスメールの書き方や基本フォーマットなどについて解説しています。

今はビジネス英語は仕事の場に欠かせない時代

近年ではグローバル化の進展もあり、外資系企業や日系グローバル企業のみならず、日本企業に勤めている場合でも、英語でビジネスメールを書かなければいけないケースが増えてきているようです。

具体的には、外資系企業や日系グローバル企業の場合には社内メールやクライアントへのメール、日本企業では主に外資系企業や海外のクライアントへのメールを出す際に、英語を使用するケースが多いようです。

そのため、これからの時代はビジネスメールも英語で書けるような人材がますます重宝されていくようになるでしょう。

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英語によるビジネスメールのポイント

英文でビジネスメールを書くときのポイントのひとつは、ずばり簡潔に分かりやすく書くという点です。

英文のビジネスメールには時候の挨拶などは必要なく、要件を簡明に書くことが一般的です。構成もなるべくこちら側の考えや意図が伝わりやすいように、シンプルにまとめるようにしましょう。

宛名や書き出しの書き方などはおおよそ決まっており、件名も何に関するメールなのか分かるように、簡潔・明瞭にする方がよいでしょう。

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英語によるビジネスメールの基本フォーマット

英語によるビジネスメールのフォーマットは、基本的には日本語によるビジネスメールの場合と同じです。

件名の他、以下のように文章を進めていきます。

1. 宛名
2. 書き出し
3. 用件
4. 本文の結び
5. 結語
6. 差出人名

このうち、書き出しと本文の結び、結語にはおおむね決まった表現、すなわち定型表現や慣用句が使われます。また、差出人名には自分の名前を書きます。

なお、宛名には通常相手方の会社名や部署名などは書きません。どうしても書かなくてはいけない場合には、相手の名前の前に｢To 〇〇 Company｣などと書きます。

また、差出人名に部署名や会社名を付け加えたい場合には、部署名、会社名の順で追記してください。E-mailアドレスや電話番号、FAX番号、WebサイトURLなどを記載したい場合には、差出人名の欄の最後に記すようにしましょう。

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覚えておきたい英語ビジネスメールの書き方

では、件名や宛名、書き出しや結びの言葉などについて、英語のビジネスメールの書き方を具体的にみていきましょう。

件名

件名は、迷惑メールに間違われてしまう可能性があるので、あまりにもくだけた書き方や、はっきりしない書き方をしないようにしましょう。

基本的には、本文の用件を簡略化して記載するようにするのがよいでしょう。

一例を挙げれば次のようになります。

｢〇〇のご契約の件について｣……"About the contract of 〇〇"

｢〇〇についての質問｣……"Inquiry about 〇〇"

｢5月1日の会議について｣……"About the Meeting on May 1"

また、初めての相手にメールをする場合には、次のように記載します。

"Introduction - 〇〇（差出人の名前や会社名）"

なお、緊急の用件の場合には、件名の前に"Urgent:"という言葉を付け加えます。

宛名

宛名は、"Dear Mr.〇〇"または"Dear Ms.〇〇"のみでOKです。また、やり取りが続き互いの距離感の変化によっては、”Hi 〇〇,” でやり取りされることもあります。

先にご説明したように、宛名の前に会社名を記載する場合もあります。

宛名を書いた後は、1行を空けるようにしましょう。

書き出し

書き出しの部分は用件によって変わってきますが、おおむね決まった言い回しがあります。いくつかご紹介すると、次のようになります。

＜初めてのクライアントにメールする場合＞

｢突然のEメールで申し訳ございません｣……"I apologize for this sudden e-mail."

｢メッセージをお読みいただきありがとうございます｣……"Thank you very much for your time reading this message."

＜得意先の顧客に送る場合＞

｢お世話になっております｣……"Thank you for your patronage."

｢いつもありがとうございます｣……"Thank you always for your ongoing support."

｢〇〇の件についてお知らせします｣……"Please be informed that 〇〇."

自己紹介から始めたい場合には、次のようにします。

｢総務部の〇〇です｣……"I am 〇〇 from the General Affairs Department."

＜謝罪する場合や依頼を行う場合＞

｢〇〇についてお詫び申し上げます｣……"Please accept my apology for 〇〇."

｢〇〇についてのお願いができますか？｣……"Can you 〇〇?"、"Would you please 〇〇?"

結び、署名

本文と結びの言葉、署名欄の間は読みやすいようにそれぞれ1行ずつ行を空けるようにしましょう。

結びでよく使われるフレーズは以下の通りです。

｢〇〇様にもよろしくお伝えください｣……"Please say hello to Mr.〇〇."

｢なるべく早く回答をお待ちしています｣……"We really appreciate your prompt reply."

｢ご質問があればお知らせください｣……"Would you please let us know when you have a question."

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まとめ

今回は英語のビジネスメールの書き方についてみてきました。

あらかじめ決まった言い回しや表現などを覚えておくと、英語のビジネスメールによるコミュニケーションが楽になるでしょう。

外資系企業や日系グローバル企業などに勤めたい、勤める予定があるという方は、できるだけ多く慣用句や定型表現を覚えておくようにするとよいでしょう。

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