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電話面接を突破するために押さえておきたいマナーや事前準備、確認リスト

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約1ヶ月前

ここ数年、新型コロナウイルス感染症の拡大などにより、採用活動のスタイルも変化しています。非対面型の面接の一つとしてオンライン面接を取り入れるところも増加していますが、オンラインではなく電話で面接が行われることもあります。電話面接は、オンライン面接とは違い面接官が見えない状況で自身のアピールポイントをうまく伝えなければなりません。ここでは、電話面接の前準備や成功させるためのポイントなどをご紹介します。

 

■電話面接とは​

​電話面接は、文字通り「電話を使った面接」のことで、面接官との質疑応答を電話のみで行います。応募者が遠方にいるケースやスケジュール調整が難しいケース、またそれ以外のケースでもコロナ禍の状況での有効な選考方法として、取り入れる企業が増えてきています。特に外資系企業では、人事担当者が海外にいることも多いため、電話面接は高い頻度で実施されます。

また、電話面接は企業側にとって、選考の段階で応募者の電話対応スキルが見極められるというメリットもあります。

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■電話面接で求められること

電話面接でも、自己紹介や自己アピールの機会があり志望動機の説明も求められます。対面面接などの際も事前の自己分析は大事ですが、特に電話面接の場合は、相手の反応によって繰り返し伝えたり、言い直しをするのが難しい状況です。

一度でしっかりと伝え切るためにも自己分析をはじめ、採用面接でよく聞かれる質問への回答(志望動機・転職理由・今後のキャリア)については、簡潔で明瞭に話せるレベルまで入念に準備しておくことをおすすめします。

 

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■ 電話面接の前に用意しておくもの​

​面接官に姿が見えない電話面接では、手元に準備できる物の自由度が高いことが特徴です。 用意しておくと良い物のリストは以下の通りです。

 

| 面接官の話を書き留めるメモ帳と筆記具

電話面接では、対面の面接よりも面接官の声が聞き取りづらい可能性があるので、応募企業からの指示や重要な話を聞き漏らさないよう、面接中はメモを取りつつ進めましょう。メモがあると、重要な部分を再確認しやすく、逆に質問の機会を与えられた際にも役に立ちます。

面接を振り返り、次のステップへの準備をするために、電話での会話をレコーダーなどで録音しておくのも良いでしょう。 

 

| 企業に提出した書類のコピー

面接官は、事前に提出した応募書類を元に質問をするので、内容を面接中に確認できるよう、応募先に提出した履歴書や職務経歴書のコピーを手元に用意しておくと役立ちます。

 

| 面接官の想定質問に対する回答メモ

対面の面接と同様に、電話面接でも面接官からの想定質問への回答は、要点を箇条書きにしたメモを準備しておくと、忘れることなく安心です。

 

 | 面接官への質問メモ

電話面接の最後には、一般的に面接官から何か質問があるかと尋ねられるので、聞きたいことを事前にメモしておきましょう。

 

| スケジュールを確認できるもの

電話面接の中で、次回選考の日程などまで決める場合もあります。手帳やカレンダーなど、自分のスケジュールがわかる物を手元に置いておきましょう。

もし、その時点で予定を確定することができない場合は、「◯日までにご連絡させていただけますか?」と、期日を面接官に相談するようにしましょう。 

 

|資料の確認やメモを取れるようにマイク付きイヤホンを準備する

準備した資料を確認したり、メモをとったりする作業を手際良く行うためには、できればマイクつきのイヤホンやヘッドホンを利用し、ハンズフリー通話をするのがおすすめです。会話以外の雑音も入りにくくなります。 

 

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■電話面接時のマナー​

​面接官に好印象を与えるには、電話面接ならではのマナーを守ることも大切です。ここでは、電話面接で押さえておきたいポイントを紹介します。 

 

|話がスムーズにできるよう、周囲の状況や通信状況に配慮する

周りの音で面接官が声を聞き取れないことなく面接がスムーズに進むよう、相手へのマナーとして、また、自身も落ち着いて納得のいく受け答えをするためにも、静かな環境を確保しましょう。リラックスができる自宅がベストですが、個室のワークスペースやレンタルスペースなどでも構いません。

また、電波状況が悪いとお互いに声が聞き取りづらかったり、電話が途中で切れてしまったりすることもあります。特に携帯電話での面接になる場合は、周囲の電波状況をしっかり確認してから電話面接を受けるようにしましょう。

 

| 相手が安心して話ができるよう、あいづちは細かく打つ

電話での会話中に相手が見えなくても、細かくあいづちを打てば、「用件を正確に理解している、受け取っている」と面接官にアピールでき、安心感を持ちながら話を進めることができます。ただ、あいづちを打ちすぎて、面接官の話をさえぎることのないよう気をつけましょう。 

 

| 面接官に伝わりやすいよう、答えは簡潔に述べる

常に要点を短く、端的で明確な受け答えを意識しましょう。最初に結論、続けて理由と具体例を述べ、最後に再度結論で締めくくる「PREP法」は電話面接でも有効です。

 

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■まとめ​​

外資系企業の採用過程では、電話面接が実施される可能性が十分にあります。電話面線の電話面接を乗り越え次のステップに進むために、この記事で紹介したポイントを戦略的に実践していきましょう。

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