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退職時の挨拶のマナーやポイントを解説

Posted by en world Japan

約1ヶ月前

退職日が決まったら準備をしておきたいのが「退職時の挨拶」。退職日や最終出社日は業務の引き継ぎなど何かとバタバタしていることが多いもの。お世話になった方々にしっかり挨拶をして終えるために事前に準備しておくことが重要です。この記事では退職時の挨拶でのマナーやポイントに加えて、いくつか例文をご紹介しますので、退職をする予定のある方はぜひ参考にしてみてください。


■挨拶回り

自分にとっては退職日でも他の人たちにとっては特別なことではなく、ごく普段の仕事の日です。そのような中、どのようなタイミング、どの順番で挨拶回りをするのが良いのでしょうか。


| 挨拶の順番は他部署が先で所属部署は後がおすすめ

社内で退職の挨拶をする順番に、明確なルールはありません。しかし、自身の退職が開示された後は同じ部署内は引き継ぎなどにより慌ただしくなったり、一度退職の挨拶をしたのにその後も業務を続けることはやりにくさを感じるかもしれません。同じ部署よりも先に他の部署のお世話になった方々に挨拶に行ってはいかがでしょうか。最初に自分の上司には簡単に挨拶をして、その時に、先に他の部署に挨拶回りをすることを伝えておくと良いでしょう。


| 個別の挨拶回りのタイミングは?

個別の挨拶回りをする際には、業務が落ち着いた時間帯に声をかけると、気を遣ってくれているという印象を相手に与えることにもなります。時間などは、それぞれの会社や業務によって状況が異なりますので、共有されているスケジュールや相手の状況をみて、挨拶にいくタイミングを見極めましょう。


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■退職メールを送る



会社を辞める際、仕事でお世話になった方々に今までのお礼をしっかりと伝えるため、退職の挨拶メールを送ることが一般的です。とはいえ、いざメールを送るとなると、「何を書けばよいのか?」と迷う方も多いのではないでしょうか。


ここでは、退職メールの基本マナーやメールを送るタイミング、文章例をご紹介します。

| メールでの退職あいさつは失礼?

ワークライフの多様化や職種によって、オンラインでのやり取りが当たり前になっている昨今では、退職メールも同様に、メールで送ることが一般的になってきています。その一方で、「退職の挨拶がメールとは失礼なのでは…」という意見もまだあります。実際に会って挨拶することも、身近でお世話になった方々への感謝の気持ちを伝える方法の一つです。相手の考えや自分との関係性を考えながら、対応手段を検討しましょう。


| 退職メールを送るタイミングは?

退職が決まってから退職日までの間、どのタイミングで退職の挨拶メールを送るのが良いのでしょうか。社外向けと社内向けとではその意味合いもタイミングも違います。


社内へのメールは最終出勤日に、社外へのメールは、退職日の2から3週間前に送るのが一般的です。しかし、進行中や関連プロジェクトなど関わる業務、社内やチームでの慣習によって異なりますので、このタイミングはあくまで参考程度に留め、マネージャーなどと相談し決定するようにしてください。


| 退職メールのポイント

次に、退職メールにはどのようなことを書けばいいのか、ポイントをご紹介しまう。


社内(同僚)への一斉送信は「シンプル」が肝心!

社内(同僚)への退職メールはBCCで一斉送信するが一般的です。一斉に送る場合、内容はシンプルなものが良いでしょう。

「お世話になった皆様へ」と宛名を入れてもよいですが、あえて宛名を書かないことで「自分に向けて書いてもらっている」という印象になることもあります。

上司やお世話になった方などには、一斉送信メールと合わせて個別メールも併用するなど、適切に選択しましょう。個別メールは、具体的エピソードを挙げて「相手に何かしてもらったことが、自分にどう好影響だったか。」を伝えられるとさらに良いものになります。


社外への挨拶は「安心してもらう」目的で!

社外へ挨拶メールを送る際は、冒頭の宛名以外にも、本文中に相手の名前をもう一度入れ、その方との関係・個別エピソードを簡単に記載するのがおすすめです。

安心してもらえるように、後任の担当者を紹介するのと、後日改めて挨拶に伺う旨も一緒に伝えましょう。

距離や日程の関係で直接挨拶に伺えない場合は、メールでの挨拶になってしまったことをおわびする一文を添えると良いでしょう。


|退職メールの例文

社外向け・社内向けの退職メールの例文を紹介するので、参考にしてください。


社内向け


・同僚向け


件名:退職のご挨拶 ●●●●(自分の名前)

〇〇部の〇〇です。

このたび、一身上の都合により、本日をもって退社することとなりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在職中は、大変お世話になりました。
新規プロジェクトでは、〇〇事業部全員が一つにまとまって大きな成果を上げられたことは
私にとって最高の思い出であり、仕事に対する自信を高めてくました。
このような経験をみなさんと一緒に味わえたことをとてもうれしく思います。
この会社で培った経験を、今後の人生に活かしていきたいと思います。

退職後の連絡先は下記の通りです。

メール:***@abc.co.jp
電話:090-1234-*****

最後になりますが、○○さん並びに皆様のさらなるご健勝とご活躍のほど、心からお祈り申し上げます。


・上司向け


件名:退職のご挨拶 ○○部 ●●●●(自分の名前)

○○部○○課
○○様

お疲れ様です。○○部の○○です。

一身上の都合により本日をもちまして退職することになりました。
本来、ご挨拶に伺うべきところメールでのご報告となってしまいまして、大変申し訳ありません。

入社以来、さまざまな業務を担当するなかで、○○部長には大変多くのことを学ばせていただき、大変感謝しています。
私がお客様とのやり取りに苦心する中、いつも温かい叱咤激励をいただいたことを今でも覚えています。
至らぬ点も多々あったかと思いますが、ご指導いただきありがとうございました。
今後も○○部長にお教えいただいたことを活かして、新たな活動の場で活かし、精進していきたいと思います。

退職後の連絡先は下記の通りです。

メール:***@abc.co.jp
電話:090-1234-*****

末筆ではございますが、○○部長の一層のご健勝とご活躍をお祈りいたしております。


社外向け


件名:退職のご挨拶_株式会社○○○○○○  ●●●●(自分の名前)

株式会社△△
△△事業部
△△様

いつも大変お世話になっております。株式会社●●●の●●●●(自分の名前)です。

私事となり、大変恐縮ではありますが、一身上の都合により○月末で退職することになりました。

△△様にはさまざまなご支援、アドバイスをいただき、本当にありがとうございました。
本来でしたら直接ご挨拶へうかがうべきところですが、略儀ながら書中をもってお礼かたがたご挨拶とさせていただきます。

なお、今後は□□□が担当させていただくことになりました。
改めてご挨拶に伺いますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と△△様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。


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■上司や同僚の前での挨拶(スピーチ)



いざ退職の挨拶(スピーチ)を求められると、何を話せばいいのか悩んでしまうことも多くあります。また、自分なりにはうまく話していると思っても、反応があまりよくないこともあります。

スピーチのマナーをしっかり押さえて、事前に準備しておくことが大事です。


| 退職挨拶のスピーチで好印象を残すポイント

ポイントを抑えて、気持ち良い別れができるような挨拶をしましょう。

ネガティブな内容には触れない

ネガティブな理由での退職だったとしても、スピーチでは会社や社員の批判は避け、感謝の意を示すようにしましょう。


退職理由は詳しく話さない

退職する理由である家庭の事情や次の勤務先をあえて言う必要はありません。


短くまとめる

伝えたいことがたくさんあっても他の社員は通常通り仕事をしているので、スピーチは短く、長くても3分程度(1分間で300文字程度が目安)にまとめましょう。


|退職挨拶のスピーチ例

本日はお忙しい中、このような会を開いていただきありがとうございます。

私事ではございますが、一身上の都合により、本日をもって退職させていただくこととなりました。

私は入社して、○○年になります。わからないことだらけの私を一から指導してくださった先輩、上司の方々(○○係長、○○課長)本当に、今までありがとうございました。

ここまでやってこられたのは皆さんのお陰です。皆さんと一緒に仕事ができたことは私の宝物です。

次の仕事でも、ここで学んだことを生かして頑張っていきたいと思っています。

私の業務は、今後○○さんに引き継いでもらうことになっています。よろしくお願いします。

今後は社員としてではなく○○会社の一ファンとして陰ながら応援していきます。


最後に皆さんの健康と益々のご活躍、そして会社のさらなる発展を心よりお祈りいたします。短い間でしたが本当にお世話になりありがとうございました。


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■まとめ

退職の挨拶は、社内・社外に関わらずお世話になった方への感謝の気持ちを伝えるという意味合いもあります。退職後もどこかで一緒に仕事をする機会があるかもしれません。最後まで好印象を保ち、円満に退職して次のステップに進みましょう。


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