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外資系企業で事務職として働くために必要なスキルを解説│未経験での転職は可能か

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Posted by en world Japan

3ヶ月 前

縁の下の力持ちのような存在である事務職。事務職はないと企業が回らない重要な職種です。外資系企業の事務職として活躍したいと考えたとき、どんなスキルが必要とされるのか、また未経験でもチャレンジできるのかは気になるポイントなのではないでしょうか。

 

ここでは、外資系企業の事務職に求められるスキルや、未経験でも転職可能なのかどうか解説します。

 

■外資系企業の事務職に求められるスキルとは

 

外資系企業の事務職に必要なスキルには、以下のようなものが挙げられます。

 

│高い語学力

外資系企業、グローバル企業の事務職に求められるスキルはさまざまありますが、その中でも語学力は必須といえる重要なスキルとです。

 

かつては外資系企業であってもバックオフィス系の職種はそれほどの語学力は必要ない、といわれることもあったようですが、今はグローバル化が進み日系企業であっても語学力が求められる時代になりました。

 

外資系企業の事務職であれば、メールや文書、電話連絡などもすべて英語で行われることもあるため、それらに問題なく対応できる語学力を備えておかなければなりません。一般的な事務職であればビジネスレベルであるTOEICスコア700点程度が目安となるでしょう。

 

秘書業務を兼任していたり、専門的な文書を扱ったりするのであればさらにハイレベルな語学力が求められます。

 

│コミュニケーション能力

外資系企業に限ったことではありませんが、事務職にはコミュニケーション能力は欠かせません。

 

依頼された書類作成などの作業を正確に行うためには、綿密なコミュニケーションが必要です。言われたことをそのまま受け取るのではなく、その指示の裏側にはどんな状況があるのか、相手はどんな状況にあるのかを普段のコミュニケーションを通して察するのも大切です。

 

事務職は基本的にサポート業務がメインになるため、依頼が殺到した場合は順序をつけてこなしていかなくてはなりません。

 

普段から周りのスタッフとコミュニケーションを取り、良好な関係を築いていれば少しの猶予をもらったり、重要度に応じて着手順を入れ替えたりすることにも理解が得られやすく、円滑かつ効率よく業務を進められることにもつながります。

 

│正確かつスピーディに作業する能力

作業を間違えることなく正確に行えること、さらにスピーディに以来を処理できることは事務職に必ず必要なスキルといえます。

 

誤字脱字などの入力ミスや計算ミス、資料の添付ミスなどなく求められた仕事を確実に、可能であれば期限よりも早く仕上げることが理想です。スピードが速くてもミスがある、その逆でミスはなく完璧に仕上げるけれども時間がかかり過ぎる、どちらのケースも事務職としては失格です。

 

その都度確認を行い、正確でスピーディな仕事ができるスキルがあれば外資系事務として重宝されるでしょう。

 

│臨機応変に対応する力

サポート業務が主になる事務職という職種の性質上、その業務範囲は多岐に渡ります。業種によって異なるのはもちろん、企業ごとにも差があるでしょう。

 

また、本来の仕事の範囲内とは異なったり、範囲外であることを頼まれたりすることも多々あります。依頼内容に突如変更が生じたり、期限が早まったりすることも稀ではありません。

 

許容量がマックスの状態で以来を引き受け、スケジュールがいっぱいであっても急遽最優先で仕上げらければならない仕事の依頼を受けざるを得ないケースも存在します。

 

どんな状況になってもパニックになることなく、臨機応変にその時々にベストな方法をとることができる能力も必要です。

 

│スケジュール管理

スケジュール管理能力も、外資系事務職に求められる重要なスキルのひとつです。自分が依頼された書類作成やデータ入力などの期限をすべて管理しておくのはもちろん、それを効率よく進めるためにスケジュールを決めなければなりません。

 

イレギュラーがあれば、その都度すべて新しい作成スケジュールを組まなければならないため、かなりシビアなスケジュール管理が求められます。

 

また自分の仕事をスケジュールどおりにすすめるためには、ほかの社員のスケジュールや仕事の進捗状態を確認しておくことも必要です。

 

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■外資系企業の事務職に必要な資格はある?

 

外資系事務職には、「この資格がないと外資系企業で事務職として働けない」といった必須の資格はありませんが、語学力のほかに以下に紹介するような資格を持っていると転職の際に有利になる可能性があります。

 

│MOS(Microsoft Office Specialist)

MOS(Microsoft Office Specialist)は、Microsoft製品が使用できるスキルを証明してくれる国際資格です。事務作業にはWordやExcel、PowerPointなどは欠かせないため、どれだけ使いこなせるかを証明できると転職の際に強みになるでしょう。

 

MOS(Microsoft Office Specialist)の試験は実務形式で出題されるため、Microsoft製品に関する知識を持っているだけではなく実際に使いこなせ、実務に役立てることを証明できる実践的な資格といえます。

 

スペシャリストレベル(一般)、エキスパートレベル(上級)の2段階のレベルが用意されており、Word・Excel・PowerPoint・Access・Outlookの5つのアプリケーションについて試験が行われます。

 

外資系事務職に役立てるのであればWord・Excel・PowerPointの3種は取得しておきたいところでしょう。

 

│日商PC検定

日商PC検定は、日本商工会議所・各地商工会議所が実施する、企業実務に関するIT知識・スキルを問う試験であり、ベーシック、3級、2級、1級の4つのレベルがあります。最高レベルの1級になると、企業責任者や企業責任者を補佐する立場で経営判断や意思決定、またはそのサポートができるIT関連の知識、スキルを有するものとされ、難易度は非常に高くなります。

 

│秘書検定

秘書検定は公益財団法人実務技能検定協会が実施する、秘書業務に必要な知識や技能が身についていることを証明する試験です。ビジネスマナーはもちろんのこと、実際の職場で起こりうるシチュエーションを想定した問題が出されるのが特徴です。

 

3級、2級、準1級、1級の4つのレベルが設けられており、準1級以上では筆記試験に加えて面接試験をクリアする必要があります。

 

│ビジネス文書検定

ビジネス検定の実施団体は秘書検定と同じ公益財団法人実務技能検定協会です。ビジネス文書における正しい表記の仕方や失礼のない礼儀正しい文章の書き方、文書の取り扱い方を身につけていることが証明できるため、ビジネスの場で問題ない文書の作成能力があることのアピールにつながるでしょう。

 

なお、MOS(Microsoft Office Specialist)以外の資格は海外での知名度はほとんどありません。しかし、日本での知名度は高い資格なので日本国内で日本人スタッフが専攻にあたる場合は実務能力があることの証明に役立つ可能性があります。

 

上記で紹介した資格のほかにも、業種によっては宅地建物取引士や日商簿記検定なども取得していると転職の際に有利になるケースもあるようです。

 

■未経験でも外資系企業の事務職として働ける?

 

外資系企業では基本的に即戦力が求められるため、語学力や事務職の経験があるに越したことはありませんが、事務職は外資系企業の中では比較的未経験でも転職しやすい職種であるとされています。

 

事務職の経験はなくてもその企業と同じ業界の経験があり業界用語に精通していたり、専門スキルがあったりすると強みになるでしょう。先に述べた事務職として求められる資質を持っている方はぜひ未経験でも外資系企業の事務職にチャレンジしてみてください。

 

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■外資系企業の事務職への転職はエンワールドへ

 

外資系企業の事務職は語学力に加えさまざまなスキルが求められますが、未経験でもチャレンジが可能です。外資系企業への転職にあたって不安なことがあれば、外資系企業の転職に強い転職エージェントに相談してみましょう。

 

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