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英文カバーレターの書き方とは?カバーレターの役割や作成時の注意点を解説

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Posted by en world Japan

7ヶ月 前

転職の際に海外の企業や外資系企業の求人に応募する場合は、履歴書のほかに英語のカバーレターを同封することが一般的です。エージェントを介していたとしても、カバーレターで採用担当者の興味をどれだけ引けるかで、履歴書を読んでもらえるかどうかが決まるケースも多くあります。

 

この記事ではカバーレターの役割について解説したうえで、実際の書き方や注意点、サンプルなどを紹介します。

 

■カバーレターとはどういうもの?

カバーレターとは、履歴書に添える送付状(添え状)のことです。日本ではあまり馴染みのない習慣ですが、海外で就職活動をおこなう際にはカバーレター(cover letter)を同封します。

 

日本では、履歴書に添え状をつける場合は、簡単な挨拶を述べる程度のものですが、カバーレターは単なる添え状に留まりません。採用担当者はまずカバーレターを見て、履歴書に目を通すかどうかを判断します。カバーレターは、面接に進めるかどうかを左右する非常に重要な書類なのです。

 

■カバーレターの役割とは?

カバーレターと履歴書では、役割が異なります。カバーレターは志望動機のほかに、自分の経歴や保有するスキルを挙げて「自分が応募した役職に求められる能力を有していると主張する」ことが目的です。その裏付けとなるものが履歴書になります。内定を獲得するためにはまずカバーレターで採用担当者の興味・関心を引かなければなりません。

 

■カバーレターに記載すること

ここでは、カバーレターに記す項目を順に解説します。

 

│宛名と宛先(企業担当者)

宛先は可能であれば応募企業に問い合わせるなどしたうえで、担当者の名前を確認して記入するようにします。もし採用担当者の名前が分からない場合は、

 

Dear Hiring Manager(採用担当者様)

To Whom It May Concern(ご担当者様へ)

 

などのように記します。

くわえて応募先企業の名称や住所を記載します。

 

│日付

書類を提出、あるいは投函する日付を記入します。アメリカ式の表記では、月、日、年の順に書きますが、カバーレターはフォーマルな書類ですから「February 6th, 2020」などのように月の表記は数字だけでなく月名でも表記します。

 

│自分の氏名と連絡先

日本の書式は、自分の名前は下に書くのがビジネスマナーとされますが、カバーレターでは一番上に自分の氏名と連絡先を記載します。氏名と住所、電話番号、メールアドレスを順番に記入します。住所を書く順番は、建物名と部屋番号が最初で、番地、市区町村、都道府県、郵便番号と続けます。

 

│件名

この書類がどのような目的の書類であるかについて記載します。ここでは「RE:」という書き出しが用いられることがよくあります。「RE:」とは「~について」という意味の英文レターでよく使われる表現であり、電子メールにおける「Reply(返信)」の意味ではありません。「RE:」に続く形で、どのような仕事に応募したいと考えているかを簡潔に伝えます。

 

│希望職種と、応募に至った経緯

ここからが、カバーレターの本文といえる部分です。本文は3つの要素に分けて記載します。本文の最初には、どの職種への応募であるか、どのような経緯で応募にいたったかを記します。この部分を具体的に記入することで、カバーレターが他社への応募の使い回しではないことをアピールできます。

 

│自己PR

本文の次の要素は自己PRです。履歴書や職務経歴書に書ききれないことをここでアピールします。応募した職務で自分がどのような貢献ができるか、保有するスキルや経歴を述べるとともに、これまでの実績を具体的なエピソードやデータを示して伝えていきます。あわせて志望動機として熱意や意欲を示すことも重要です。

 

│感謝の気持ちを述べる

本文の最後は、カバーレターをここまで読んでいただいた感謝の言葉で締めくくります。この会社で働きたいという意欲と、本気で面接を希望していることが伝わるように電話番号やメールアドレスを再度添えて、いつどのようにコンタクトができるかを記しておくことも効果的です。

 

│結びの言葉

日本語で手紙を書くときに「敬具」などを結びの言葉として用いるのと同様に、カバーレターでも結びの言葉を本文の最後に添えます。

 

結びの言葉にはいくつかの種類がありますが、「(Yours) sincerely」や「Yours faithfully」、または「Best regards」や「Cordially」などが用いられることが多いです。

 

│署名

日本語の書類は押印することが多いですが、多くの国ではサインによって自分の作成した書類であることを証明します。自分のフルネームを印字した少し上に自筆でサインをします。

 

│同封書類の説明

カバーレターはあくまで添え状であるため、必ず履歴書や職務経歴書を同封します。最後に「Enclosure(複数ある場合はEnclosures)」と記して「Resume(履歴書)」など封入している書類を明記します。

 

■カバーレターの書き方のポイントは?

カバーレターを書く際には、簡潔な文章で自分の魅力をしっかりアピールすることを心がけましょう。通常、カバーレターはA4用紙1枚で作成します。多忙な採用担当者は一人ひとりの書類をじっくりと時間をかけて読むことは難しいため、担当者に伝えるべきことをしっかり伝えるためには、話の要点を絞り、明快な趣旨で文章をつづる必要があります。

 

カバーレターには余計な情報を入れるべきではありませんが、同時にカバーレターで興味をもってもらえなければ履歴書を見てもらうことはできないと考えましょう。

 

担当者に履歴書に目を通す気になってもらうためには、自分の能力や意欲を示してなぜその職種に応募したのかを印象づけることが重要です。保有するスキルや資格、これまでの実績などによって具体的かつ理論的に自分の強みをアピールしていきましょう。

 

■カバーレターを作成にあたって注意することは?

ここでは、カバーレターを作成するにあたって注意したいポイントを解説します。

 

│自己主張しすぎていないか確認する

英語における一人称の「I」は「わたし」を意味します。「I」を多用することは、日本語に置き換えると「わたしは」を連呼するのと同じです。多くの文章を、「I」ではじめてしまうと、自分の主観的な視点からすべての物事を語っているような印象になり、自己中心的な性格というイメージをもたれてしまう恐れがあります。

 

│履歴書と違う内容であるかどうか確認する

カバーレターは、自分の強みやアピールポイントを端的に述べることを目的とします。とくに重要な部分をカバーレターで述べ、詳細は履歴書で語るスタイルをとるようにしましょう。そのため、カバーレターを作成する際には履歴書の文章をそのままコピーしてくるのではなく、履歴書の文意を保ったまま要点を抜き出してまとめるようにしましょう。

 

│求人内容と自己PRが一致しているかどうか確認する

カバーレターを書く際には、自分が応募する求人に適した人材であることが伝わるように書かなければなりません。求められるスキルや経歴を有していることをしっかり具体的に記せているかどうかを確認しましょう。スキルを述べる際には、単にスキルを羅列するだけなく、どの程度のレベルでスキルを保有しているかどのような実績があるかを書くようにします。

 

│文法やスペルに間違いがないかどうか確認する

カバーレターはフォーマルな書類なので誤字脱字は厳禁です。書き終えたと思っても再度確認しましょう。また、文法の間違いがあるとビジネスに必要な語学力が備わっていないのではないかという懸念をもたれる恐れがあります。可能であればネイティブの友人知人に見てもらうなどして万全を期しましょう。

 

│必ず採用担当者の名前を書く

カバーレターの宛先には、極力担当者の名前を記すようにします。「Dear Human Resources Manager」などとしても間違いではありませんが、担当者の名前を調べる労力を惜しんだと判断されると、せっかくのカバーレターを読んでさえもらえない可能性もあります。

 

担当者の名前は募集広告や企業サイトに記されている場合が多いですが、もしもわからなければ電話で問い合わせてみましょう。

 

│同じカバーレターを複数の企業に送らない

カバーレターが印字したもので「Dear」の後に担当者の名前だけが入っているものは「使い回しではないか」と疑念をもたれることがあり、面接にいたらない可能性があります。カバーレターは選考の第1段階であると考えて、企業研究の結果を反映された「その会社で働きたい」という意欲を感じられるものに仕上げましょう。

 

■カバーレターのサンプル

 

■カバーレターをメールで送る場合に気をつけること

海外の企業に転職する場合、カバーレターや履歴書などをメールで送ることもよくあります。その際、メールの件名には自分の氏名と応募する求人を記して先方が見分けやすいようにしましょう。

 

また、メールソフトによってはテキストの色を変えたり太字などの装飾ができたりすることもあります。しかし担当者が使用しているメールソフトの種類によっては、意図した結果が現れないばかりか、表示が崩れてしまう恐れもあるためテキストの装飾はしないようにします。

 

メールを担当者に送る前にまず自分に向けて送信してみましょう。文面を再度確認し、添付ファイルがあれば正常にダウンロードできるかどうかを確認して、問題がなければ担当者に送信するとミスを防げます。

 

■まとめ

海外の企業の求人に応募する際には、カバーレターを添付するのが一般的です。カバーレターは添え状を意味しますが、実際の役割は単なる添え状ではなく、採用担当者が求職者の履歴書を読むかどうかを判断する非常に重要な書類です。カバーレターを作成する際にはテンプレートを踏まえつつ、自分の人材としての価値を効果的にアピールしていくことが重要です。

 

エンワールドでは、外資系グローバル企業の求人案件が多く、転職の実績も多数あります。転職を希望する一人ひとりに対して、カバーレターや履歴書の書き方といった転職活動の初歩からしっかりサポートします。外資系やグローバル企業への転職を希望している方は、ぜひエンワールドへの登録を検討してみてください。

 

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