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一般事務・事務職への転職!志望動機が履歴書に書けない場合は?

Posted by en world Japan

約2年前

事務職として転職する場合、履歴書などに志望動機をどのように書けばいいのか、悩む方が多くいると思います。

 

この記事では、自分のアピールポイントや、志望動機になにを書けばよいのかわからない方に、志望動機の書き方や職種ごとの記述例を解説します。特別な資格やスキルをもっていない方でも魅力的な志望動機が書けるように、ぜひ参考にしてください。

 

■事務職の種類と仕事内容とは?

一口に「事務職」といっても職種内容は幅広く、一般事務・営業事務・経理・人事労務・秘書などに分けられます。

 

一般事務は、書類や資料の作成、メール対応など、部門のサポート業務がメインとなります。営業事務は、資料作成や売上データの管理などを行い、営業担当を補佐します。

 

経理は、会社の会計に関する業務を行います。内容は日々の出納から月次決算、年次決算や財務諸表の作成などです。人事労務は、従業員の勤労管理や給与計算、社会保険などの手続き、採用事務を行います。秘書の業務は、スケジュールの管理や調整など、主に役員のサポートとなります。

 

さらに、外資系企業には英文事務という職種があり、英語力を活かして外資系に入社したいという場合は、まず事務職で入社後に、ビジネス英語などを習得したうえで、次のステップに進むという方法があります。

 

■事務職に必要な能力は?

事務職はさまざまな職種にわけられますが、どの職種でもPCを使っての書類作成やデータ入力は共通する作業となります。そのため、一般的なオフィス系ソフトのスキルは必要不可欠です。

 

また、事務作業においては、関連する人に内容や納期などを確認しながら仕事を進めることが多く、コミュニケーション能力も必要となります。特に、営業事務や秘書は、営業担当や役員、関係者とのコミュニケーションを取る機会が多くあり、その能力は重要視されます。

 

| PCスキルや資格は必要?

事務職には、WordやExcel、PowerPointなどのオフィス系ソフトを使った文書作成スキルや、メールソフトやプリンタの使用などPCについての基本的な知識が必要です。さらに、事務作業の効率化を図るなら、Excelのマクロなどについての知識や、速く正確なタイピング能力があると、実際の業務で重宝されます。

 

また、経理なら簿記、英文事務ならTOEICなど英語力を証明する資格を持っていると実務のうえでも役立ちます。

 

| 大事なのはコミュニケーション能力

PCスキルや資格も大切ですが、実際に働くうえではコミュニケーション能力も重要です。

事務職は、資料の取りまとめや行事の出欠確認など、自部門だけでなく他部門ともコミュニケーションを取ることもあります。

そのため業務に必要な情報を他部門の担当者などに確認し、必要に応じて上司に報告・相談する能力も必要でしょう。

 

■事務職の志望動機、何を書く?

事務職の場合、履歴書などの志望動機は次の切り口から書くのがオーソドックスなパターンです。

 

・実務経験を生かして書く

・資格やスキルなど自分の強みを生かして書く

・会社の経営理念や方針に共感したことを書く

 

例えば、最初に実務経験や資格・スキルで自分の強みをアピールし、応募先企業への共感を示したうえで自分の強みをどのように活かしていきたいか、という順で書くとスムーズです。それぞれについて、具体的にどのように書けばよいのかを解説します。

 

| 実務経験を生かして書く

まず、志望動機で伝えるべきなのは、どのような実務経験を持っているかという点です。

求人内容に沿った形で、これまで自分が携わった業務、その中で積んだ経験とスキル、応募先企業の事務職にどのように活かしていきたいのかを、実体験を踏まえながら記述すると具体的に伝わります。

 

| 資格やスキルなど自分の強みを生かして書く

実務経験を補強する形で、持っている資格やスキルなど、自分の強みをアピールできるように志望動機を書くとよいでしょう。

例えば一般事務なら、「業務においてExcelで大量のデータを扱う必要が生じたため、自主的にExcelのマクロなどを勉強して関連する資格を取得した」といった書き方が有効です。

 

| 会社の経営理念や方針に共感したことを書く

志望動機では、実務経験や資格などのアピールも大切ですが、なぜその会社に入りたいのかという理由も重要です。

理由がなければ、一般事務ならどこの会社でもよいのではと思われてしまいます。

会社の経営理念や方針のどのような点に共感して、自分の経験をどう活かしていきたいかなど、企業への共感と自身の経験をリンクさせて語ることができるとベストです。

 

■未経験・キャリアが浅い場合は?

事務職が未経験またはキャリアが浅い場合は、なぜ事務職に就きたいのかという理由をきちんと説明する必要があります。

事務の仕事のどこに魅力を感じていて、自らの適性をどのように活かせるかを説明するとよいでしょう。

事務職に対する適性を伝えるには、前職の事務経験やPCスキルを記載し、自分には何ができるかを具体的に書きます。

 

さらに事務系の資格を取っておくと、未経験であっても熱意とやる気をアピールすることができるでしょう。

 

■職種別!志望動機の例文

志望動機を書くうえでは、企業がなぜ志望動機を聞くのかを理解することが大切です。

企業は、「自社が求める人材か」「自社の方向性と一致する人材か」ということを知りたいのです。

そのため、応募先企業はどのような人物像を求めているかを把握し、その人物像に沿った志望動機を書くことがポイントです。

 

ここでは、職種別に志望動機の例文を紹介します。

 

【例文】一般事務の志望動機

現在は、洋服の販売業務を担当しておりますが、Excelで販売データの管理・分析などに携わるうちに、データ管理業務に興味や適性を感じ、一般事務職への転職を希望するようになりました。貴社においては販売している製品やサービスに魅力を感じており、貴社で販売データを分析し、よりよい販売活動につなげるためのサポートに携わりたいと考えています。

 

現職でもWord・Excel・PowerPoint・Accessなどのオフィス系ソフトを使っており、ExcelではマクロやVBAを活用しています。また、販売職でのコミュニケーション能力を活かして、報告・連絡・相談を怠らず、関連部署と連携を取りながら作業の効率化を図っていきたいと考えています。

 

【例文】営業事務の志望動機

現在は、法人営業部門で営業担当8人のサポートを行い、受発注書などの書類作成、経費精算、売上データ管理などに携わっています。一連の業務を通して、大量の業務を優先順位づけして、優先度の高いものから迅速にミスなく処理を行う能力を培いました。また、営業担当が求めるものを予測し先に準備することで、業務効率化にも貢献してきました。

 

人間関係に恵まれ、キャリアを積んできましたが、成熟業界以外の業界も体験してみたくなりました。ベンチャー企業である貴社の事業内容に魅力を感じ、大きな成長が見込まれる貴社で、これまで培ってきた営業事務の経験を活かし、自分自身も大きく成長させたいと考えております。

 

【例文】経理の志望動機

現職では、非上場の中小企業において、日々の出納業務から月次・年次決算など、幅広く経理業務に携わってきました。また、経理部と人事・総務部が統合されている関係から、人事や労務業務など、中小企業の経理担当が携わるだろう業務内容はオールラウンドに担当してきました。そのため、柔軟性や折衝能力には自信があります。

 

今後は、TOEICスコア860の語学力を活用して、英文会計の習得を希望しています。貴社の、グローバルな事業展開を積極的に行っている点や成長性に大きな魅力を感じております。貴社であれば自らの強みである柔軟性を活かして、事業やエリア拡大に臨機応変に対応しつつ、目標とするキャリアも実現できると考えております。

 

【例文】人事労務の志望動機

現職では、新卒で入社後3年間、勤怠管理や給与計算、社会保険などの手続きなどを行ってきました。さらに、タイミングよく人事評価制度の改定に携わることができ、上司や経営陣の指示を自分なりに考えながら、成果主義を導入し離職率低下につなげるという得難い経験を得ることができました。

 

さらにキャリアを積むために、現職より規模が大きい企業でスキルを磨きたいと考え、今年度の社会保険労務士試験にも合格いたしました。貴社の企業規模や、事業内容、福利厚生制度の充実に力を入れている理念に共感し、自らの経験や強みを活かして貴社で福利厚生制度の改定に携わりたく志望いたしました。

 

【例文】秘書の志望動機

現職では、一般事務として働いておりますが、上司をサポートする業務に興味ややりがいを感じています。そのため、サポート業務がメインで、より高度なコミュニケーション能力や折衝能力が求められる秘書職に就いてキャリアアップしたいと希望するようになりました。TOEICスコア860の取得と、秘書検定1級合格を契機に、転職活動に臨んでいます。

 

貴社は、新事業に意欲的に挑戦されており、社長や経営陣のインタビューも拝読させていただいて、このような方々の下で刺激を受けながら日々働きたいという思いを強く持ちました。現職での上司サポート業務で培ったコミュニケーション能力、スケジュール管理や現場との調整、PCスキルや語学力などの強みを活かして、貴社の事業拡大に貢献したいと考えております。

 

■まとめ

事務職の志望動機は、実務経験や資格・スキルなどの強みをアピールしつつ、応募先企業の理念などへの共感を盛り込むのがポイントです。例文を参考に、自分の実務経験や強味を整理してみましょう。

 

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