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転職時の面接日程調整メール、書き方&返信例文|確定後の変更は?

Posted by en world Japan

約2年前

転職活動では、メールのやり取りで面接の日時を決めることも多いものです。少しでも内定に近付くためには、メールでも失礼がない表現や対応を心がける必要があります。採用担当者に対するメールの返信では、どのようなことに気を付けたらいいのでしょうか。

 

今回は、転職活動のメールの例文とチェックポイントを紹介します。

 

■面接関連メールの基本マナー

転職活動においても、ビジネスにおける基本的なメールのマナーを意識する必要があります。

たとえば、企業の担当者から面接に関するメールが来た場合、確認したらすぐに返信したほうが好印象を与えられます。

どんなに遅くとも24時間以内には返信しましょう。また、メールの返信ボタンを押すと件名に「Re:」が付きますが、そのままにせずに件名を書き直したほうが丁寧な印象になります。

 

加えて、丁寧な日本語や正しい敬語を心がけ、署名もきちんと入れることもポイントです。

相手が外資系企業の場合は、メールのやり取りが英語になる可能性もあります。メールの基本的なルールは日本語の場合と同じですが、素早い返信が重要です。

 

■メールの書き方の基本構造

面接についてのメールを受け取った場合、具体的にどのように返信すればいいのでしょうか。ここでは、メールの書き方の基本構造について説明します。

 

| 件名には「用件・名前・Re:元の件名」

メールに返信するときは件名にも気を付けましょう。そのまま返信しても失礼にはあたりませんが、元の件名の前に用件や名前を付け、「用件・名前・Re:元の件名」とするとメールを受け取った相手が内容を把握しやすくなります。

 

| 返信メールには相手からの本文を残す

メールの返信ボタンを押すと、送られてきたメールの文面が本文に引用されます。送られてきた内容はそのまま残しておいたほうがよいでしょう。メールの本文を残しておけば、後からどのような内容のやり取りをしていたかすぐに確認できます。

 

| 本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」の順    

本文の流れは「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」の順を意識して記載します。特に署名はうっかり入れ忘れる場合もあるため、送信前に再度チェックしましょう。

 

| 宛名は、会社名+部署+フルネームの順に正式名称で

メールの宛名は会社名の次に部署名を書き、最後に担当者のフルネームを記載します。会社名や部署名は正式名称を正しく記載しましょう。相手の名前にミスがあると失礼なので、十分注意しなければなりません。

 

【シチュエーション別】面接メールの例文

面接についてのメールは、実際にはどのような内容を送ったらいいのでしょうか。さまざまなシーンを想定したメール返信の例文を紹介するので、ぜひ活用してください。

 

| 企業から候補日を提示されたメールの返信

株式会社○○○

○○○○部○○○○課

○○○ ○○○ 様

 

お世話になっております。(自分の名前)と申します。

 

この度は1次面接の日程についてご連絡いただき、

誠にありがとうございます。

 

つきましては、ご提示いただきました日程のうち、

以下の日程を希望日とさせていただけますと幸いです。

 

○月○日(○)○時〜○時

 

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

---------------------

(自分の氏名)

〒000‐0000

(自宅の住所)

電話:○○○-○○○-○○○ 

メールアドレス:○○○○○○@○○○.ne.jp

----------------------

 

| こちらから候補日を提示するメール返信文

株式会社○○○

○○○○部○○○○課

○○○ ○○○ 様

 

お世話になっております。(自分の名前)と申します。

 

書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

 

面接の希望日時についてご連絡いたします。

以下のいずれかの日程で貴社へお伺いできればと存じます。

 

・○月○日(○)○時〜○時

・○月○日(○)○時〜○時

・○月○日(○)○時〜○時

 

お忙しいところ恐縮ではございますが、

ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。


 

---------------------

(自分の氏名)

〒000‐0000

(自宅の住所)

電話:○○○-○○○-○○○ 

メールアドレス:○○○○○○@○○○.ne.jp

----------------------

 

| 確定した面接日程の変更・再調整をお願いするメール例文

株式会社○○○

○○○○部○○○○課

○○○ ○○○ 様

 

お世話になっております。(自分の名前)と申します。

 

○月○日(○)○時から面接をしていただく予定でございますが、

急な顧客トラブルにより、お約束の日時に伺うのが難しい状況となってしまいました。

大変申し訳ございません。

 

誠に勝手なお願いではございますが、

可能であれば以下の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

 

・○月○日(○)○時〜○時

・○月○日(○)○時〜○時

・○月○日(○)○時〜○時

 

お忙しいところお手数をおかけしてしまい、申し訳ございません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

---------------------

(自分の氏名)

〒000‐0000

(自宅の住所)

電話:○○○-○○○-○○○ 

メールアドレス:○○○○○○@○○○.ne.jp

----------------------

 

| 面接当日の遅刻・キャンセルを伝えるメール例文

株式会社○○○

○○○○部○○○○課

○○○ ○○○ 様

 

お世話になっております。(自分の名前)と申します。

 

本日○月○日(○)○時から面接をお約束いただいております。

しかしながら、突然の顧客トラブルにより

面接へ伺うことができない状態となってしまいました。

 

さきほどお電話させていただき、○○様へ伝言をお願いいたしましたが、

念のためメールでもご連絡させていただきます。

 

図々しいお願いではございますが、

改めて面接の機会をいただくことは可能でしょうか。

 

もし可能であれば、後ほど改めて代替の日程について

ご連絡させていただきたく存じます。

 

この度は突然のご連絡となり申し訳ございません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

---------------------

(自分の氏名)

〒000‐0000

(自宅の住所)

電話:○○○-○○○-○○○ 

メールアドレス:○○○○○○@○○○.ne.jp

----------------------

 

| 面接後のお礼のメール例文

株式会社○○○

○○○○部○○○○課

○○○ ○○○ 様

 

お世話になっております。

本日○時より面接をしていただきました(自分の名前)です。

 

本日はお忙しところ面接の機会を頂戴し、誠にありがとうございました。

○○様から貴社の様子や具体的な仕事内容を伺い、

これまで以上に貴社で働きたいという気持ちが強くなっております。

 

取り急ぎ面接のお礼をさせていただきたく、メールをお送りいたしました。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

 

---------------------

(自分の氏名)

〒000‐0000

(自宅の住所)

電話:○○○-○○○-○○○ 

メールアドレス:○○○○○○@○○○.ne.jp

----------------------

 

| 履歴書などを添付して提出する際のメール例文

株式会社○○○

○○○○部○○○○課

○○○ ○○○ 様

 

お世話になっております。(自分の名前)と申します。

 

先日ご依頼いただきました、履歴書と職務経歴書をお送りいたします。

 

こちらのメールに以下のファイルを添付しておりますので、

ご確認いただけますと幸いです。

 

添付ファイル

・履歴書

・職務経歴書

 

ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

 

---------------------

(自分の氏名)

〒000‐0000

(自宅の住所)

電話:○○○-○○○-○○○ 

メールアドレス:○○○○○○@○○○.ne.jp

----------------------

 

| 面接辞退・選考辞退のメール例文

株式会社○○○

○○○○部○○○○課

○○○ ○○○ 様

 

お世話になっております。(自分の名前)と申します。

 

○月○日(○)○時から面接のお約束をいただいておりますが、

誠に勝手ながら諸般の事情により、

貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。

 

貴重なお時間をとっていただいたにもかかわらず、

このようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

 

末筆ながら貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

 

---------------------

(自分の氏名)

〒000‐0000

(自宅の住所)

電話:○○○-○○○-○○○ 

メールアドレス:○○○○○○@○○○.ne.jp

----------------------

 

| 面接について問い合わせする場合のメール例文

株式会社○○○

○○○○部○○○○課

○○○ ○○○ 様

 

お世話になっております。

○月○日(○)○時から面接をしていただきました(自分の名前)と申します。

 

先日は貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。

 

面接時に、選考結果は1週間後までにご連絡いただけると

ご案内いただきましたが、その後いかがでしょうか。

念のため確認させていただきたく、ご連絡いたしました。

 

ご多忙中とは存じますが、ご確認いただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

 

---------------------

(自分の氏名)

〒000‐0000

(自宅の住所)

電話:○○○-○○○-○○○ 

メールアドレス:○○○○○○@○○○.ne.jp

----------------------

 

| 内定を承諾する時のメール返信例文

株式会社○○○

○○○○部○○○○課

○○○ ○○○ 様

 

お世話になっております。(自分の名前)と申します。

 

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ぜひ承諾させていただきたく存じます。

 

これまで培った経験を活かし、

貴社に貢献できるよう努力する所存ですので

何卒よろしくお願いいたします。

 

今後の手続きについて何かございましたら、ご教示いただけますと幸いです。

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

 

---------------------

(自分の氏名)

〒000‐0000

(自宅の住所)

電話:○○○-○○○-○○○ 

メールアドレス:○○○○○○@○○○.ne.jp

----------------------

 

■メールで失敗しないために!気をつけたい減点ポイント

採用担当者とのメールのやり取りでは、注意したいポイントがあります。注意しないと評価を下げてしまう恐れもあります。

気を付けたい減点ポイントを紹介するので、しっかりチェックしましょう。

 

☑ 色文字や太字など不必要な装飾がされている

ビジネスメールにおいては、過度な装飾は避けたほうが無難です。これは面接の調整をする際のメールにも同じことがいえます。強調したい部分があっても色文字や太字は使用せず、シンプルな文面を心がけましょう。

 

☑ 改行や段落分けが無く読みづらい

メールは見やすい位置で改行したり、適宜段落を分けたりすると読みやすくなります。改行や段落分けがないと、文章が横に長く伸びて読みづらくなります。また、パソコンとスマートフォンではメールの見え方が変わるため、その点も意識して改行や段落分けをする必要があります。

 

☑ 敬語が正しく使えていない

メールを送るときは、正しい敬語を意識しなければなりません。たとえば、相手の企業を示す言葉は話し言葉なら「御社」ですが、書き言葉では「貴社」となります。一度送ったメールは取り消すことができないので、言葉使いには細心の注意が必要です。

 

☑ 在職中の会社のメールを使用している

転職活動に使用するメールアドレスは、会社のものではなく自分の個人的なものを使用しましょう。在職中の会社のメールで転職に関するメールのやり取りをしてしまうと、応募先の企業から「公私混同する人だ」と思われる恐れがあります。

 

■メール送信前に確認!セルフチェック項目

企業の採用担当者へメールを送信するときは、さまざまなことに気を付ける必要があります。メールを書いている最中にはミスに気付かないこともあるので、最後に確認する癖をつけたほうがよいでしょう。

メールを書き終わったら以下の項目をチェックして、失礼のないメールを送信しましょう。

 

・宛先に記載されているメールアドレスに間違いはないか

・すぐに内容を把握できる件名になっているか

・相手の会社名・部署名・氏名を正しく記載しているか

・本文は適度に改行や段落分けをして読みやすくなっているか

・正しい日本語と敬語を使えているか

・過度な装飾をしていて見づらくないか

・個人のプライベートなメールアドレスを使用しているか

・メールの最後に署名が入っているか

 

■まとめ

企業の採用担当者とメールでやり取りするときは、細かいところまで配慮する必要があります。

メールだけで合否が決まるわけではありませんが、内定を勝ち取るためには少しでもよい印象をもってもらえるようにしたほうがよいでしょう。

 

よりスムーズに転職活動を進めたいのであれば、転職エージェントを活用するのもご検討ください。

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