今回のゲストは1 on 1 を通してメンバーの成長を促進し、組織の目標達成支援を行う株式会社サイバー・バズ ONEサポ（ワンサポ）登録コーチ長 石山喜章さん。エンワールドの製造業部門を担当するアソシエイトディレクター 永島もパネリストとして参加し、リモートワーク時代の強い組織づくりにつながる、1on1コミュニケーションの秘訣について、様々な角度からお話伺いました。
当日のウェビナーはYoutubeでご視聴いただけます。
コロナ禍における8つのコミュニケーション課題
新型コロナウィルスの感染拡大を機にリモートワークが普及しました。
それに伴い、コミュニケーションのほとんどがオンラインに切り替わったことで、日頃の業務のやりとりからチームのパフォーマンス管理、個人の評価など、これまでにない様々な課題が出てきています。
1. 上司・同僚・部下の行動が見えない
実際に自宅で働いているのかわからない。たとえば、ビデオ会議で画面をオフにして参加している場合、本当に話を聞いているのか、会議に参加しているのかなど、現場が見えづらくなった。
2. 気軽な会話ができない
仕事の合間や会議の前後などの雑談や他愛もない会話がなくなり、本題以外の話をしない。気軽な会話での情報交換や情報共有がなくなった。
3. 会議の意志決定が難しくなった
気軽な会話の中でこそできる意思決定や情報共有が難しい。
4. 信頼→あうんの呼吸での業務展開が難しい
画面を通すことで、表情を読むことや雰囲気を察して声をかけることができなくなり、距離を感じるようになった。
5. 情報共有・伝達の「浸透」が難しい
上からの何をやってほしいか「What」は伝わっているが、なぜやってほしいのか「Why」の部分が伝わっていない。
6. 結束力の低下
意志疎通が貧弱になり、結束力が低下した。
7. 目標・計画への意識低下
共通の目標に向かって頑張ろうという意識、モチベーションを保つことが難しい。
8. 自立・自律・主体性の有無による影響
特に自立に至っていない・主体性がないメンバーの生産性が低下する
これらの課題を抱え、改めて多くの企業で1on1コミュニケーションの重要性が見直されています。実際に石山さんは、コロナ禍の前と後ではコミュニケーションの質と量が変化しているという声を聞くそうです。リモート化により、気軽なコミュニケーションを含め、全体的に人と関わること自体の量が減っています。
また、質としては、会議の前後でするちょっとした世間話や、カフェや喫煙スペースでのやりとりなど、今まで雑談とみられていた部分の重要性が見直されています。
そのため、企業の経営陣や管理職の94%が、仕事のスキル以上にまずは社内コミュニケーションを活性化することが重要だと感じており、「1on1コミュニケーション」に強い興味を示しています。
では、実際に1on1コミュニケーションを取り入れることで、どのような効果が期待できるのでしょうか。
1on1コミュニケーションの3原則
1. 信頼関係の構築
会議が思うように進まないという背景を細かく見ると、実はリモートとは関係なく、元々の上司と部下の関係性が構築されていないことが多いようです。ですから、改めて信頼関係を一から作り直すことができます。
2. コーチング能力
信頼関係をつくるために必要な4つの力は「質問力」「傾聴力」「称賛力」「伝達力」です。
上司として知る必要のある内容を引き出すのが質問力。
話を聞いている時に内容をジャッジせず、頭の中を一旦空っぽにして話しを聞くのが傾聴力。
相手の選んだ答えが間違っていた、イメージが違う、考えはいいが行動がずれていたなど、修正が必要な時にただダメ出しするのではなく、相手の存在自体を認めて良いところを褒めるのが称賛力。
そして、的確にフィードバックをするのが伝達力です。
これらを意識してコミュニケーションすることでコーチング能力を高めることができます。
3. 定義と継続
全員が良い状態でなくても、一人でも魂を込めてコミットしている人がいれば継続は可能です。状況に応じて計画を見直し、明確な定義づけのもとで継続していく事が大事です。
頻度はポジションや年数、関係性によって変えるとよいでしょう。
関係性が出来上がっていれば、週に1回、新人の場合は週に2～3回くらいが妥当です。
今までリモートワークが想定されていなかった製造業などでは、組織への帰属意識の低下が目立っています。工場という密閉、密集した環境下で働くことが主であり、それが仕事へのエネルギーにつながっていましたが、1つの場所に集まれなくなったことで組織への貢献意識が薄まっています。
さらに、与えられた仕事のみをこなすことでモチベーションが低下し、新商品の開発に向けた発想力も低下しているといいます。そこで1on1コミュニケーションを取り入れて、部下との信頼関係を築くための秘訣をご紹介します。
アウトプットが苦手な社員とのコミュニケーションのポイント
1. チャット欄の活用
リモートでつながることが楽しいと感じる人もいれば、苦手な人もいます。当然ながら、苦手な人はリモート会議で発言することはほとんどありません。
そこで、リアルの頃に多くの企業が取り入れていた、ポストイット方式の会議のオンライン版として、チャット欄を活用するという方法があります。
上司が「これについてどう思う？」と問題を投げかけ、チャット欄で答えてもらうと、驚くほど意見が出るそうです。そのためには、経営陣が自らチャットスキルを身に付けなければなりません。
2. 少人数からのステップアップ
例えばZOOMのグループ機能を利用し、最初は2～3人の少人数で話し合ってもらい、その結果を全体で出してもらうという方法も有効です。特に若手社員は、チャットでのコミュニケーションには慣れているので、意見が出しやすくなります。
3. 上司の質問力を高める
上司が若手のアウトプットを引き出す力を高めることも重要です。威圧的な聞き方ではなく、しっかりと最後まで聞いているという空気感を出すことで、部下は安心して話せるはずです。
若手社員とのコミュニケーションの秘訣
以前なら、新入社員を飲みに誘ってプライベートな話をすることで人となりを知ることができました。しかし、新型コロナの影響により、入社時からリモート環境にある若手社員も多く、コミュニケーションの取り方に悩んでいる企業も多くあります。
上手にコミュニケーションする秘訣は次の2つです。
1. 共通の話題を持つ
たとえば、「鬼滅の刃」や「キングダム」、音楽など、若者の間で流行っている文化を学び、共通の話題を持つことです。石山さんによると、社長や副臣を登場人物に例えることで話が盛り上がるそうです。
また、年代を越えて熱量を共感できる、ラグビーやサッカーなど、スポーツにおける共通言語や話題を持つことも有効です。
2. 質問力を高める
若者文化への知識を持ったうえで、何を引き出すかが大切になります。相手の関心をさそうような質問をすることが、最終的には仕事につながるかもしれません。
相手に心理的安心、安全を感じてもらえれば、心を開いてくれるはずです。
会社経営にまで影響しかねない、小さな不満や疑問の芽を見落とさないためにも、部下の声に真摯に耳を傾け、思いやることで信頼関係が構築され、仕事がスムーズに進められます。
成果の見える化と1on1コミュニケーション
まずは会社としての目標を明確にして、一人ひとりがどこに向かっているのかをはっきりさせ、成果についても見える化していくことです。
新型コロナにより白紙になった目標を改めて設定し、個々の役割をきちんと持たせること。そして、正しく査定することが重要です。
さらに、1on1コミュニケーションで信頼を構築していく、そういう企業は間違いなく成長するでしょう。
最後に、お忙しい中ご参加いただいたONEサポ（ワンサポ）登録コーチ長の石山喜章さん、そしてご参加いただいた全てのリスナーの皆さま、本当にありがとうございました。
