Things that make you unproductive at work

Time is a finite resource. There are only 24 hours in a day and only a small part of that is actually available to you for work. This means you need to ensure that you use what time is available to you, well. Unfortunately there is always something at the work place that tends to eat into the time that you have available and reduces your productivity. Here we consider the top things that make you unproductive at work and solutions to ensure that they don’t waste your valuable time.

The Chatty Colleague

This would be the person who has all the latest news, fresh off the grapevine, to share with you. While the gossip you hear may be interesting, it is hardly likely to help you be more productive at work.  It may be a good idea to pretend to talk to a client or disappear from your desk when you see this person headed your way. Such people are not good at waiting, as they want to spill their sensational news right away. They will invariably find someone else to talk with, if you are unavailable, and leave you free to use your time wisely.

The Pull of Social Network Sites

With easy internet access at your work desk, there is a good likelihood that you tend to check your email, Facebook and Twitter accounts many times through the work day. While it may be okay to check your work accounts ever so often, you need to restrict the urge to update your social network statuses during the day. Stick to work related sites when you are in the office to avoid unproductive behavior. This is part of the reason why some companies have banned the use of popular social networking sites on the office servers.

Communication Gaps

A large amount of information tends to get duplicated in offices that have no clear and organized communication channels. The same message to attend a meeting may be received from more than one source. There may also be considerable time wasted in unproductive actions, for example when one person has to individually call or text many people about the same event. It would be more efficient to have a digital notice board that gets updated regularly for such activities, to be accessed by all the people in the office. Similarly, common information required for a project should be accessible with ease to all people who are involved in working on the project. Otherwise a lot of time gets wasted hunting for information that is already known.

Not taking a power nap

It has been scientifically proved that by taking a short break from work during work hours your productivity increases.  People were able to solve word puzzles and jigsaws faster after they had a brief and refreshing nap. The power nap involves a short period of rest after a meal, usually lunch, which allows you to rejuvenate yourself, before you head back to the work desk. If you try to muddle on without taking regular breaks you are only going to be unproductive.

In conclusion, it would pay dividends to be aware of the things that make you unproductive at the work place in order to avoid them. If you catch yourself in any of the situations detailed here, you now know how to deal with them and stay productive during your work day.

@ copyright 2013 en world group.

———–

VÌ SAO BẠN LÀM VIỆC KÉM HIỆU QUẢ?

Bạn chỉ có 24 giờ mỗi ngày, và chỉ sử dụng một phần nhỏ trong đó để làm việc. Tuy nhiên nếu bạn gặp phải những vấn đề dưới đây, bạn sẽ không thể tận dụng khoảng thời gian đó một cách hiệu quả nhất.

Đồng nghiệp hay buôn chuyện

Có những người đồng nghiệp luôn cập nhật những thông tin mới nhất và rất muốn kể với bạn. Mặc dù đó có thể là những câu chuyện hấp dẫn, nhưng không hề giúp bạn cải thiện công việc. Vì vậy, bạn không nên ở gần những người đồng nghiệp này. Bạn có thể giả vờ cầm máy như đang nói chuyện với khách hàng, hay đơn giản là “tạm lánh” khỏi chỗ ngồi của mình. Những tuýp người này không giỏi chờ đợi, vì vậy nếu không phải là bạn, họ sẽ đi tìm ngay một đối tượng khác để buôn chuyện. Như vậy, bạn đã có thêm thời gian để tập trung vào công việc chính.

Sức hấp dẫn của mạng xã hội

Sẵn có internet ở công sở, hầu hết các nhân viên đều kiểm tra email cá nhân, lướt Facebook hay Twitter nhiều lần trong ngày. Thay vì tốn thời gian vào các trang web đó, hãy thường xuyên check hòm mail công việc của bạn. Bạn nên tập trung vào các trang liên quan đến công việc để tránh mất thời gian. Đây cũng là lý do vì sao nhiều công ty chặn triệt để các mạng xã hội trên máy chủ của công ty.

Thiếu kênh trao đổi thông tin

Với mỗi một sự kiện, bạn có thể nhận nhiều tin nhắn nhắc nhở từ nhiều người khác nhau. Sẽ là hiệu quả hơn nếu công ty có một hệ thống thông tin tự động cho phép cập nhật thường xuyên về các hoạt động sắp diễn ra, và mọi người có thể dễ dàng truy cập. Tương tự như vậy, thông tin về một dự án cần được tiếp cận dễ dàng bởi tất cả thành viên liên quan để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.

Không dành đủ thời gian để nghỉ ngơi

Một nghiên cứu cho thấy, sau khi ngủ một giấc, con người có khả năng giải quyết các câu đố chữ và hình vẽ nhanh hơn. Tương tự như vậy, bạn sẽ cải thiện năng suất làm việc đáng kể nếu dành thời gian nghỉ ngơi trong giờ làm việc. Bạn có thể nghỉ sau giờ ăn trưa, thay vì tiếp tục làm việc liên tục đến chiều khiến bạn mệt mỏi và không thể tập trung làm việc.