5W1Hは、仕事のさまざまな場面で活用できるフレームワークです。
ここでは、5W1Hの基本を今一度押さえつつ、目標設定にどのように活用したら良いかについて説明します。
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■5W1Hとは？
「5W1H」とは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（だれが）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）のそれぞれの頭文字をとったものです。
非常にシンプルな考え方ながら、5W1Hを活用すると広い視点で物事を捉えられたり、コミュニケーションが円滑にできたりと多方面で活用できます。
それでは、各項目を具体的にみていきましょう。
| When「いつ」
「いつ（時間）」の意味を持つ「When」には、日時や季節、期間、期限、頻度、スピード、タイミング、納期など、時間軸に関わるものが当てはまります。
Whenが明確になることで、納期までのプロセスや体制を計画できるようになります。
| Where「どこで」
「どこで」を表す「Where」には、場所や環境、市場、プラットフォームなどが当てはまります。
例えば、イベントなどを実施する場所がわかると具体的なイメージがわきやすく、また、訪問先がわかると目的地までの移動時間・手段の見当がつきます。
| Who「だれが」
「だれが」を意味する「Who」には、主体的に行動を起こす人物やグループ、企業、パートナー、ペルソナ、役割、関係を示します。
誰がという部分は、会話や文章を正しく理解する・してもらうためにはとても大事な要素です。
| What「なにを」
「なにを」を意味する「What」には、物や事、概念などの対象物が当てはまります。
whatが会話や文章に抜けたり、こそあど言葉などに置き換えたりすると、対象があいまいになってしまい、仕事ではミスに繋がることもあるので注意が必要です。
| Why「なぜ」
「なぜ」を意味する「Why」は、理由や原因、目的、背景、影響などの要素です。
Whyが明らかであると会話や文章の説得力が増し、また、承認する側にとっては判断材料にもなります。
| How「どのように」
「どのように」を表す「How」には、具体的な手段や方法、ステップ、事例などが当てはまります。目的や目標達成のためには、重要なプロセスの部分となります。
上記の順序はあくまで基本的なものです。5W1Hの使用目的によって、適宜順序を入れ替えることでより効果的に利用できます。
■5W1Hを使うメリット
次に、5W1Hを実際に使うことで一般的に得られるメリットの例を3つ紹介します。
| 項目や情報の過不足がないかをチェックできる
5W1Hのフレームワークに当てはめることで、例えば企画書や報告書の情報や項目の過不足がないかをチェックすることができます。
5W1Hに当てはまる適切な情報が収集できれば、目的や方法、課題が明確になるでしょう。
| 正しく情報が伝えられ認識のズレが防げる
5W1Hのポイントを押さえたコミュニケーションをとることで、相手に情報を正しく伝えることができ、認識のズレも発生しづらくなります。
そうすることで、無駄なコミュニケーションの労力も省くことができます。
また、議事録なども5W1Hで整理されていれば、第3者も内容を適切に理解できるようになります。
| 原因解明や課題の発見につながる
何らかの問題が発生した場合、5W1Hに沿って問題を分解していくことでその原因や課題の発見につながります。
例えば、売り上げが落ちたという問題が発生した場合、「なぜ、売り上げが落ちたのか（Why）」を考えがちですが、Whyからではなく、5W1Hに沿って一つひとつ分析していくことで、根本原因や掘り下げるべき課題箇所が明確になり、結果的な原因に辿り着くことができます。
■5W1Hを活用した目標設定の方法
前述のようなメリットのある5W1Hのフレームワークを用いて目標を設定すると、目標達成までの道筋やスケジュールが具体的になります。
そうすることで、現実的にどうやって目標を達成するのか、組織や個人にとって目標達成はどのような意味があるのかなども考えられるようになるでしょう。
|5W1Hを用いた目標設定のポイント
次のようなポイントに留意して目標設定を行えば、5W1Hのフレームワークを有効に利用できます。
目標を5W1Hを網羅するよう深掘りして書く
それぞれの項目の整合性が取れるように書く
この際、必ずしも5W1Hすべてを網羅する必要はありませんが、より具体的が高いほど目標達成が現実的になります。
また、過去のデータを活用し目標を書けば、目標達成への道筋をよりイメージできます。
| 5W1Hを活用した目標設定の具体例
5W1Hを用いて目標を具体的に設定すると次のようになります。
Who（だれが）：販売促進部に所属する自分
What（なにを）：メール登録顧客のうち500人を集客
When（いつ）：次回のバーゲン
Where（どこで）：23区エリアの対象店舗
Why（なぜ）：コロナウイルス感染拡大の影響で店舗でのバーゲンを2年間行えなかったため、販売促進部では次のバーゲンの集客に力を入れている。特に購入意欲が高いと予想されるメール顧客は確実に集客したい。
How（どのように）：クーポン付きのダイレクトメールを送信
■5W2Hや5W3H、7W2Hとの違いは？
最後に、5W2H、5W3H、7W2Hについて説明します。
これらは、5W1Hにさらに要素を追加することで、より具体性の高い目標が立てられるフレームワークです。
| 5W2H・5W3Hとは
5W2Hや5W3Hは、5W1Hに「How much」（いくらで？）や「How many」（どのくらいの数で？）をつけ加えたものです。
How muchは例えば「50万円の予算」などのコストを表し、How manyは「100kg分を」という定量的な数を指します。
| 7W2Hとは
7W2Hは、5W2Hに「Which」（どちら）や「Whom」（だれに）を付け加えたものです。
Whichは優先順位を決める要素で、例えば企業のいち押し商品をどれにするのかなどが当てはまります。
Whomは、ビジネスのターゲットを誰にするのかを指します。
■まとめ
今回説明したように、5W1Hは具体的な目標設定をするための効果的なフレームワークです。
また、転職する際にも、仕事選びや会社選びにおいて重視する「譲れない条件」を整理するのにも役立ちますし、面接でも5W1Hを意識して伝えれば相手の理解が深まりアピールにもつながります。
ぜひ、ビジネスの場面で、5W1Hを戦略的に実践してみてください。
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