2020.08.05
「グローバルな仕事がしたい」、「自身の英語力を活かしたい」など様々な理由から、外資系企業で秘書として働いてみたいという方もいるのではないでしょうか。今回は、秘書として働きたい！と考える方のために、外資系企業で秘書として働くコツや必要とされる英語力などについて詳しく解説しています。
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外資系企業の秘書として働くには、語学力やセルフマネジメント、国際感覚など様々なスキルが必要とされています。これまでの経験を活かして、さらなるキャリアを構築したいとお考えであれば外資系企業・日系グローバル企業に強みのあるエンワールドにお任せください。職種専門のコンサルタントがきめ細かくサポートいたします。
秘書の仕事は幅広い！具体的な仕事内容とは
一口に秘書といっても、実はさまざまな種類があります。具体的には、企業で働く「企業秘書」、病院で働く「医療秘書」、弁護士事務所などで働く「法律秘書」、政治家の元で働く「政治秘書」、学校で働く「学校秘書」といったものです。そして外資系企業の秘書とは、このうちの「企業秘書」に該当します。
企業秘書の仕事は、多種多様です。雑用的な事柄からOA業務に関することまで、その種類は幅広いといって良いでしょう。ここでは、主な業務をご紹介します。
スケジュール管理
秘書として仕事をする際には、主に上司となる人物のスケジュール管理を行うことになります。一般的にいって、秘書とは職位の高い人物について働くことになるため、常に多忙な人のサポートをすることになります。それだけに、上司のスケジュール管理は欠かせません。
なお、スケジュールの種類によっては社内の人間との交渉役を買って出なくてはいけないこともあります。それだけにコミュニケーション能力は重要になってくるといって良いでしょう。
電話・メール対応や来客対応
電話やメールへの対応、来客への対応も秘書にとっては大事な仕事です。電話やメールでの対応を誤ると、業務に支障を来してしまう恐れがありますし、これは来客への対応であっても同じことです。もちろん、こうした対応をする際には上司のスケジュールや会社の予定などをきちんと把握しておかなくてはいけません。
身の回りの管理
身の回りの管理というとさまざまなことが思い浮かびます。たとえば、クリーニングの手配などの仕事が業務内容に含まれてきます。
また、重要な会議がある場合には、会議室の準備や設備の確認をするなどして、事前準備をするケースもあります。その際、会議に出席する人のための食事の手配なども業務に含まれます。
なお、社内イベントなどに際しては、会場AO設備の確認や準備を社内IT部門と行うこともあります。
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秘書業務における日系企業と外資系企業との違いは？
では、日系企業と外資系企業の秘書とで、仕事内容に違いなどはあるのでしょうか。また、日本人が上司だった場合と海外出身者が上司だった場合についても解説しています。
日系企業の場合
前述した通り、秘書のメインとなる仕事は上司のスケジュール管理や書類の管理、電話やメールへの対応、来客対応、会議の事前準備など身の回りの管理、といった感じになります。
そのため、日本企業における秘書業務は、日本独特のビジネスにおける作法を熟知していることや、コミュニケーション能力が高いことがとても重要になってきます。また、書類をきちんと整理するなど、几帳面さも求められる傾向にあります。
外資系企業の場合
日本企業の秘書とは異なり、外資系企業や海外の企業の場合、秘書の業務は「ワンストップショップ」であるといわれます。つまり、「その人に聞けば何でも分かる」というのが秘書の仕事なわけです。
外資系企業の秘書業務はシンプルであり、スピーディーさが求められる傾向にあります。外資系企業では部署ごとの業務内容がはっきりと区別されているため、他部署へ出向いて指示出しや調整を行うといったことは少ないものの、優れた国際感覚が役に立つでしょう。分かりやすくいえば、上司の仕事上のパートナー的な存在が外資系企業の秘書だといって良いでしょう。
☑日本人の上司の場合
上司が日本人である場合、一番に挙げられるポイントとしては、英語力があまり高くなくても構わないということでしょう。
秘書としての業務自体は外資系企業に特有のものとなりますが、ある程度定型化された海外の本社との電話対応や、英文メールの作成などができれば問題ないでしょう。TOEICのスコアでいえば、だいたい500点台くらいからでも仕事ができるケースもあります。
☑外国籍の上司の場合
外国籍の上司の場合、日本語をあまりうまく話せない人も多く、社員との間の通訳なども秘書の仕事として含まれてきます。そのため、目安としてはTOEICのスコアで800～900点台くらいの英語力が必要になると考えた方がよいでしょう。
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外資系企業で秘書として働くには資格が必要？
では、外資系企業で秘書を務めるにあたって、特定の資格などは必要になるのでしょうか。
実際のところ、外資系企業であっても日本企業であっても、秘書になるために特定の資格は必要ないとされています。また、日本企業で秘書を務めていた人が、外資系企業の秘書として転職するケースもあることから、秘書としての業務を遂行できるかどうかは実力次第であり、スキルや経験がもっとも重要になると考えてよいでしょう。
ただし、秘書としての能力をある程度把握するための資格というものは存在します。有名なものとしては、以下の２つの資格があります。
秘書検定
秘書検定という資格は、秘書としての能力全般を見る資格とされています。等級は1～3級までありますが、どの試験にも筆記試験と実技試験が含まれています。すなわち、電話対応や接客能力なども検定の対象となっています。
秘書検定を取得している場合、業務を効率的に処理できることや、コミュニケーション能力が十分であることを証明することができます。そのため、転職する際にも履歴書に記載しておくと採用に有利に働くでしょう。外資系企業で初めて秘書として働きたいと考えている人は、まずはこの秘書検定にパスしておくというのもひとつの方法といえます。
CBS（国際秘書）検定
この資格は、主に英語を使って秘書業務を遂行するバイリンガルセクレタリーを目指したい場合に取得するものとなっています。外資系企業のなかでも、とくに海外の顧客を多く抱えている会社で秘書として働きたい場合には、このCBSという資格を取っておくとよいでしょう。
外資系秘書に求められる資質
フレキシブルさ
外資系企業で秘書として働く場合には、とくにスピーディーさとフレキシビリティーが必要とされるでしょう。フレキシビリティーというのは、物事に柔軟に対処できる能力のことです。
外資系企業の場合、日本企業とは風土が違いますし、グループ企業の本社は海外にあります。そのため、日本国内で市場の変化があったり、問題が起きたときには、その場で柔軟に対応を行う必要があります。これは上司の意思決定にも関わってきますから、自分自身も柔軟な思考力を身に付けておくようにしましょう。
「NO」といわないこと
とくに外国籍の上司の元で秘書をする場合、「NO」といわないことが大切だとされています。
どんなに無理なことを求められても、「NO」とはいわず、まずはそれを解決するための糸口を見出すように心がけましょう。
高いコミュニケーション能力
コミュニケーション能力の高さは重要といえます。とくに外国籍の上司の元で働いているような場合には、通訳や翻訳を任されることもあります。そのためにも、他人の立場に立ってものを考える、ということが必要になってきます。
ホスピタリティ
ホスピタリティとは、分かりやすくいえば「気遣い」のことです。外資系企業では日本人だけでなく、多国籍の従業員が働いているケースが多いです。その場合、相手の立場や習慣に基づいた発言や対応を行う必要があります。日本の文化とは異なる異文化を理解し、できるだけ相手の心象を良くするように立ち居振る舞いにも気をつけましょう。
OA（Office Automation）スキル
日本企業に比べると外資系企業は、IT化が進んでいるという状況があります。これはIT関連企業だけでなく、マーケティング企業や金融系の企業であっても同様です。
そのため、OA関係のスキルはぜひとも備えておきたいところです。秘書業務においては、プレゼンテーション用の資料などを作成することもあるため、分かりやすく、見やすい資料を作成できるようにしておきましょう。
語学力
語学力が堪能であることは、外資系企業で働く際にもっとも有利に働くポイントのひとつです。
外資系企業の場合、サービスの顧客は日本企業だけでなく、同じ外資系企業や、海外の企業であるケースも多いです。近年、外資系企業はアジア諸国向けのマーケティングを行っているところも多く、最近では英語のほかに中国語なども必要となるケースが増えてきているようです。
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まとめ
この記事では、外資系企業の秘書業務の特徴や、秘書として仕事をしていくために必要となる資質についてご説明してきました。
外資系企業で秘書として働いていくためには、英語力が高いだけでなく、さまざまなスキルを備えておく必要があるとされています。とくにコミュニケーション能力やスピーディーさ、フレキシビリティーなどは重要になる点だといえるでしょう。
それらを踏まえ、これから外資系企業の秘書に転職をしたいと考えているのであれば、ぜひ外資系企業・日系グローバル企業に強い転職エージェント「エンワールド」をご活用ください！
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